INDESIGN技巧：資料合併

Adobe Indesign的排版功能強大眾所皆知，但是假如想要將量化的資料塞到固定的版面做快速排版呢？

例如：公司名片（同時要排很多人）、每一張都要有「流水號」的兌獎聯、大量郵寄名單、大量且相同版型的賀卡（但是內容要各別不同）、大量的喜帖⋯。

像這麼重複性的工作，在Indesign一頁一頁週而復始的拷貝貼上，做久了人都要犯傻的⋯於是Adobe佛心的在Indesign從CS2開始以後的版本裡面多了一個功能叫做「資料合併」，透過這個資料合併的功能可以讓使用者用最簡單的方式快速的產生大量且重複性的排版，那麼今天就來介紹這個有趣的功能。

以下我們用大量賀卡來做這次的範例，我們需要寄給10個不同的朋友過年賀卡，裡面包括「對方暱稱、祝賀文字、我的署名、用來替換的五張底圖。」

資料合併的前置工作

在開始資料合併之前我們需要確定你已經完成了幾件事：

版型

在Indesign檔案內設計好一個賀卡的版型，賀卡的尺寸請自行設定，或是使用我們定義的半張A4（寬21cm，高14.85cm），我們在版型中出現的要素有四個，分別是：name、content、sign、@picture（可以在上面預先做好假樣方便設計者預覽）。

資料準備

利用Excel的表格特性，做完之後再輸出CSV檔案，在第一列打入要素的項目名稱（最好用英文），name、content、sign、@picture（此動作一定要做，然後在檔案連結欄位的那一欄要在前面加上@當作前置符號，例如：@picture），然後直欄的項目依序打入資料，沒有要替換的資料就不要打在這裡面，那些可以在Indesign檔案裡面即可完成。

name	name	sign	@picture

檔案路徑的寫法

官方的文件是說一寫入絕對路徑，否則資料會找不到。

Windows路徑的寫法

name	name	sign	@picture
王大年	感謝你這一年來的照顧	好朋友阿林敬上	C:\Photos\BillTucker.jpg
李白	白日依山盡	黃河好朋友	C:\MyDocuments\dat.gif

Mac路徑的寫法

name	name	sign	@picture
王大年	感謝你這一年來的照顧	好朋友阿林敬上	Mac HD:Photos:BillTucker.jpg
李白	白日依山盡	黃河好朋友	Desktop:Family:dat.gif

(不過筆者發現，Indesign CC之後的版本其實已經不需要寫「絕對路徑了」，只要你的CSV檔案與那些檔案放在同一個目錄下面，Indesign就可以連結到檔案，也就是說Mac跟Windows的寫法通通一致了）

name	name	sign	@picture
王大年	感謝你這一年來的照顧	好朋友阿林敬上	BillTucker.jpg
李白	白日依山盡	黃河好朋友	dat.gif

輸出CSV格式

將資料輸入完成之後便可轉存CSV檔案，這個步驟對於用過Excel的人來說應該不會太陌生，無論是Mac版或是Windows版輸出的CSV檔案都可以直接套用到「資料合併」而沒有問題的。（但是請注意，最後一欄路徑的表頭欄位如果加入了@，Excel會以為你要在那一個欄位加入程式運算，所以這邊先不要加入，可以等到輸出成為CSV之後用其他文字編輯軟體在picture前面加入，讓它變成“@picture”即可）